Application Affluences : pour gérer son parc de salles de travail en groupe

Individus dans une salle de LILLIAD Learning center Innovation© © Atmosphère Photo

Comment gérer simplement la réservation et l'accès à 50 salles de travail ? Le LILLIAD Learning center Innovation a choisi l'application Affluences pour gérer cette problèmatique.

Article - 2.05.2017

Le LILLIAD Learning center Innovation

LILLIAD, le Learning center Innovation de l'université Lille 1-Sciences et technologies, a ouvert au public en septembre 2016. Il se compose :

  • d'un espace événementiel
  • d'un espace de démonstration pédagogique Xperium
  • d'une bibliothèque aux espaces repensés

C'est dans la bibliothèque qu'une orientation architecturale radicale a été prise avec la création de 50 salles de travail en groupe, réparties dans les espaces plus traditionnels de lecture. Les salles ont une jauge de 4, 6, 10 et 20 places, et certaines sont prévues pour un seul occupant. Elles sont pour la plupart équipées d'un écran mural sur lequel les usagers peuvent prendre la main pour diffuser leurs contenus numériques au moyen d'un système de partage sans fil et d'un tableau blanc classique.

250 places de travail, soit un quart des places totales de LILLIAD, sont concentrées dans ce type d'espace qualitatif. Dès lors se pose la question de la réservation et de la gestion des accès à ces salles.

La solution pour accéder aux salles

Le nombre de salles rendait inenvisageable la gestion des réservations par le personnel d'accueil de LILLIAD. L'autonomie des usagers faisant partie des objectifs poursuivis dans LILLIAD, il a fallu trouver un système qui permette une gestion automatisée des demandes, en ligne.

De la même manière, l'accès aux salles ne pouvait s'organiser au moyen de clés, ce qui aurait été fastidieux et chronophage pour les personnels. 

La fabrication et l'équipement en portes des salles de travail en groupe étaient de la responsabilité de la maîtrise d'ouvrage - maîtrise d'œuvre (la région Nord-Pas-de-Calais et le cabinet Auer Weber, de Munich), et ont fait l'objet de nombreux échanges avec les futurs utilisateurs. Le choix a été fait de l'installation d'une serrure à codes autonome alimentée par piles pour chaque box. Un logiciel fourni par le fabriquant de la serrure permet la production d'un code, lequel est reconnu par la serrure. Il manquait l'intégration de ce système à une interface publique conviviale. 

L'application Affluences pour gérer le parc de salles

La société Affluences a équipé LILLIAD de son logiciel de mesure et d'affichage de la fréquentation en temps réel, données proposées au public sur une application gratuite. L'équipe de LILLIAD a proposé à Affluences de réaliser l'outil de réservation, qui doit converger avec l'interface publique déjà existante. La particularité de l'application étant de pouvoir être mis en place très rapidement (aucun interfaçage avec le système informatique de l'établissement n'étant nécessaire), le défi a pu être relevé en des délais record, pour l'ouverture de LILLIAD. L'application Affluences étant prévue pour s'interfacer avec différentes solutions de contrôles d'accès, elle a pu intégrer facilement les codes générés dans le processus de réservation.

Le logiciel de réservation résout différents problèmes par ses paramétrages et fonctionnalités :

  • la réservation de salles sans inscription préalable au service
  • la restriction des réservations à la communauté universitaire, grâce au nom de domaine du mail de l'usager
  • la limitation du nombre d'heures hebdomadaires de réservation en fonction d'un quota attribué par usager
  • une prise en main aisée par le personnel de LILLIAD en cas de besoin, grâce à une administration légère
  • la possibilité de gérer plusieurs ensembles de salles, par exemple les salles de réunion internes ou les salles attribuées au service pédagogie, avec facilité
  • l'intégration du service dans le site internet de LILLIAD

L'adoption d'Affluences par les usagers de LILLIAD a été immédiate, et leur a permis de prendre leur autonomie lorsqu'ils réservent une salle de travail. Le personnel de LILLIAD peut se consacrer aux aspects plus qualitatifs de la gestion des salles comme :

  • accompagner les étudiants dans leurs usages
  • veiller à la qualité des espaces

Dans un second temps et grâce à leur évolutivité, les paramétrages du logiciel seront encore adaptés aux usages constatés.

Publication : 2.05.2017