Piloter le numérique dans un établissement du supérieur

Politique d'impression : d'une logique de quantité à une logique de qualité

Bibliothèque© Grégoire Maisonneuve / BULAC

L'université de Tours a fait le choix de rationaliser ses services d'impression, pour réduire son empreinte écologique comme ses coûts. Découvrez comment avec une nouvelle infrastructure réseau et un changement d'organisation, l'université a pu passer de 13 millions de copies produites en 2010, à moins de 10 millions de copies en 2014.

Article - 18.12.2015
Auteur(s): Franck Estay

Le constat

En 2010, l'université de Tours disposait de 120 copieurs multifonctions noir et blanc en location et de 2000 imprimantes achetées, avec le lot de consommables à gérer. Le volume d'impression annuel était de 13000000 copies. Les services reprographies étaient répartis sur les différents sites et leurs activités en baisse, car de plus en plus externalisées.

Après un audit, l'université a formalisé, en 2011, de nouvelles orientations en terme de politique d'impression :

  • elle a réduit son parc de matériel et son volume d'impression
  • elle est passée du "Push-Print" (impression poussée) au "Pull-Print" (impression tirée) avec des services augmentés pour l'ensemble de son personnel, grâce au numérique

Une nouvelle infrastructure réseau

Aujourd'hui à l'université de Tours, il est nécessaire de s'identifier avec sa carte professionnelle "atout centre" pour imprimer un document. Celui-ci est conservé sur un serveur jusqu'à ce que la personne s'identifie sur n'importe quelle machine de l'établissement, pour lancer l'impression. Au bout de 24 heures, la commande non imprimée est supprimée du serveur. Gain estimé : environ 10000 copies économisées par mois.

Ce nouveau mode d'impression, dit en "Pull-Print", a permis :

  • de sécuriser l'impression avec authentification par la carte
  • d'augmenter les services proposés :
    • impression en couleur
    • numérisation noir et blanc ou couleur (non facturée)
    • numérisation vers une clé U.S.B.
    • numérisation vers mail
  • d'imprimer à partir de n'importe quel poste, vers n'importe quelle imprimante multifonction (quel que soit le site, augmentant la tolérance aux pannes)
  • d'avoir un seul driver d'impression
  • d'imprimer via le wi-fi

Les caractéristiques du matériel comprenaient des exigences en termes de :

  • production d'ozone
  • C.O.V. (Composés Organiques Volatils)
  • niveau sonore en fonctionnement et en veille
  • consommation énergétique en fonctionnement et en veille

Un changement d'organisation

Depuis 2015, les imprimeries des différentes composantes ont été regroupées au sein d'une imprimerie centrale. Le déploiement d'un logiciel de soumission de travaux permet de dématérialiser l'envoi et la gestion des documents à imprimer. Une navette assure la livraison sur site. Le délai contractuel est de 48 heures maximum. Quelques imprimantes sont encore achetées (pour des besoins très spécifiques) après validation de la direction des services informatiques, mais il n'y a plus de marché imprimantes ni consommables (les armoires se sont vidées). On est passé de 120 copieurs et 2000 imprimantes en 2010, à 180 copieurs et quelques imprimantes personnelles en service depuis 2014. Le nombre de copies est descendu à moins de 10000000 copies annuelles.

Depuis 2014, cette technologie du "Pull-Print" a rendu possible le suivi des impressions et des volumes sur les matériels. Le parc a pu être redimensionné en fonction des besoins et des usages réels pour le renouvellement du marché.

Malgré une forte résistance au changement de la part du personnel, le projet a bénéficié d'un soutien du président, du vice-président en charge des moyens et de la qualité et du directeur général des services. Les directeurs de composantes ont aussi soutenu le projet.

Le plan d'accompagnement au changement s'est appuyé sur un réseau de référents fonctionnels et techniques dans les composantes et les services. Des formations aux matériels et des supports papiers qui illustrent les principales fonctionnalités ont été réalisés tout de long du projet.

Avec l'enquête sur renouvellement du marché, le personnel a proposé des améliorations et fait remonter des besoins supplémentaires :

  • impression déléguée
  • gestion de quota
1ère publication : 18.12.2015 - Mise à jour : 13.06.2016