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MOOC Gérer les documents numériques : maîtriser les risques

Inscriptions ouvertes jusqu'au 10 décembre 2016

Ce MOOC vous initie aux méthodes du "records management - gestion des documents d'activité". Il va vous permettre de mieux répondre aux défis des flux d'information et de documents numériques.

MOOC sur FUN-MOOC - du 31.10.16 au 11.12.2016

Présentation du MOOC Gérer les documents numériques : maîtriser les risques

Informations pratiques sur le MOOC

  • Type: MOOC, cours en ligne, Q.C.M., documents, quiz, attestation de suivi
  • Temps d'apprentissage: 6 semaines
  • Niveau: Enseignement supérieur, licence
  • Durée d'exécution: 03:00h/semaine
  • Langues: Français
  • Contenu: vidéos
  • Public cible: Apprenants
  • Age attendu: 18 et +
  • Droits: Licence CC BY NC ND

Description du MOOC

Le numérique nous permet à tous de produire, partager, rechercher, capturer des données avec des outils de plus en plus simples et fiables :

  • PC
  • tablettes
  • téléphones
  • , etc.

Les documents numériques font partie du quotidien, ils se substituent au papier en :

  • occupant moins de place dans l'espace
  • apportant des garanties de preuve, de durabilité

Mais, ils occupent beaucoup trop de "place" par :

  • leur nombre
  • leur facilité à être répliqué
  • leur omniprésence sur tous nos objets connectés

La forme change mais les exigences de réduction des risques demeurent. Mes documents numériques sont-ils fiables ? Peut-on les utiliser, les transmettre ? Ces documents présentent-ils des garanties d'origine, comment les considérer en tant que preuves ? Comment organiser la conservation des documents numériques, que faut-il anticiper ? En tant que professionnel, peut-on garantir une bonne organisation de ses documents ou de ses données tout au long d'un projet, comment être assuré de bien démarrer ?

Ce MOOC vous initie aux méthodes du "records management - gestion des documents d'activité" pour vous permettre de mieux répondre aux défis des flux d'information et de documents dans l'univers numérique.

D'approche internationale, ce MOOC avait réuni près de 8000 participants dans 82 pays lors de sa première session en 2015.

Cette nouvelle version est construite avec un plan abordant les principales problématiques des professionnels en charge de la gestion documentaire et comprend 12 nouveaux contenus dont 6 séquences pratiques.

Des séquences "bonus"ont été ajoutées pour compléter certaines thématiques hebdomadaires, elles ne font pas l'objet de questionnaires d'évaluation.

Déroulement du MOOC

Ce MOOC est organisé en 6 modules sur une durée de 6 semaines. Chaque module se compose de 5/6 séquences vidéos, de 10 minutes chacune en moyenne, suivies d'une question qui permet aux apprenants de faire le point sur leurs acquis.

Vous aurez accès à tous les contenus (vidéos, documents et quizz) dès l'ouverture du MOOC et conserverez l'accès même après sa fermeture.

Pour chaque séquence, des discussions sont ouvertes sur le forum. Les retours hebdomadaires aux principales questions posées sur les forums se feront en direct par Hangout.

Plan du MOOC

Ce MOOC est organisé selon 6 thématiques correspondant à un plan de travail du mode projet. Chaque semaine fait l'objet d'une introduction par l'enseignant de référence

Semaine 1 - Fixer le cap, une mission du records manager

  • Introduction et Définition des concepts clé du records management / Gestion des documents d'activité et typologie des métiers
  • La gouvernance
  • Lancer un plan d'action : le plan de gouvernance documentaire
  • Comment convaincre ? Du dirigeant à l'assistante
  • Analyse de processus
  • Cas pratique : Le "leadership", organiser un cadrage de projet
  • Bonus : Travailler avec prestataires
  • Bonus : Typologie des professionnels et des métiers

Semaine 2 - Garantir la preuve, un enjeu du juriste

  • Les contrainte/enjeux/obligations juridiques et réglementaires
  • Données personnelles et la gestion du cycle de vie
  • e-discovery, investigation électronique
  • Gestion des documents d'activité à valeur probante
  • Cas pratique : Evaluer la valeur probante d'un document admis en preuve

Semaine 3 - Gérer le cycle de vie : les méthodes du records manager

  • Caractéristiques des documents d'activité
  • Le cycle de vie
  • Conserver ou non les documents d'activité numériques
  • La réversibilité des données et documents
  • Cas pratique : Éditique et performance économique
  • Bonus : Le mode projet

Semaine 4 - Assurer la disponibilité, les outils du document controller

  • Le Doc Control
  • La classification
  • Les outils collaboratifs
  • La Gestion Electronique des Documents, introduction et projet hybride
  • Cas pratique : Doc controller, les moments clés

Semaine 5 - Industrialiser les pratiques, la mécanique du records manager

  • Les Métadonnées
  • Les logiciels et les projets
  • Système d'Archivage Electronique (S.A.E.) et certification
  • La nouvelle version de la norme internationale ISO 15489 : 2016 - Gestion des documents d'activité : concepts et principes
  • Cas pratique : Diagnostic avant dématérialisation
  • Bonus : Les formats et la garantie de pérennité

Semaine 6 - Certifier la conformité, une exigence du responsable système de management

  • La qualité ISO 9001 et la gestion des documents d'activité
  • Analyse des risques
  • Le système de gestion des documents d'activité (S.G.D.A.) selon l'ISO 30301 (et interopérabilité)
  • Cas pratique : entretien d'audit
  • Conclusion du MOOC
  • Bonus : La gouvernance, stratégie et organisation
  • Bonus : Normes et standards dans le domaine de la gestion des documents d'activité
  • Bonus : Mettre en oeuvre un audit, une certification ISO 30301

Évaluation

Des épreuves hebdomadaires et une épreuve terminale de type Q.C.M .permettent l'obtention de l'attestation de suivi avec succès.

Informations pédagogiques

Public

  • Public visé : Ce Mooc s'adresse aux :
    • documentalistes
    • archivistes
    • records managers
    • qualiticiens
    • gestionnaires de bases de données
    • professionnels
    • cadres
    • étudiants intéressés par les projets de gestion documentaire
    • personnes qui cherchent à mieux appréhender la gestion des documents sous l'angle :
      • de la gouvernance
      • des standards internationaux
      • du cadre juridique des outils
      • de l'amélioration de la performance
  • Pré-requis : Il n'y a pas de pré-requis obligatoire pour s'inscrire.

Objectif pédagogique du MOOC

  • Objectif :Ce MOOC :
    • vous initie aux méthodes de gestion documentaire
    • clarifie la notion de gouvernance appliquée aux documents numériques
    • apporte des réponses en matière de gestion des risques dans les pratiques professionnelles
    • sensibilise les professionnels ou les étudiants sur les obligations existantes, notamment dans un contexte international
    • apporte un éclairage sur la notion de qualité et de l'usage des normes internationales pour la gestion des documents d'activité.
    • illustre par des cas pratiques les différentes thématiques du cours

Intervenants, édition et diffusion du MOOC Gérer les documents numériques : maîtriser les risques

 Intervenants

  • Avocate, Cabinet Alain Bensoussan (France) : Céline Avignon
  • Document Controller, PERENCO (France-Sénégal) : Aboubakri Bocoum
  • Consultante chez SERDA-ARCHIMAG (France) : Caroline Buscal
  • Responsable pôle conseil - RECALL (France) : Marlène Cailleau
  • Enseignante à l'Institut supérieur de documentation de Tunis (Tunisie) : Aida Chebbi
  • Records manager chez Orange Labs, professeur associé au Cnam (France) : Michel Cottin
  • Responsable pôle GED chez SYSTRA (France) : Sandra Deckmyn
  • Étudiante en Master II "Chef de projet en ingénierie documentaire" Cnam-INTD (France) : Anne De Cools
  • Professeure adjointe en droit des sciences de l'information à l'Université de Montréal (Belgique - Canada) : Marie Demoulin
  • Directrice du Centre national d'archives de la formation professionnelle, AFPA (France) : Sylvie Dessolin Baumann
  • Directeur général et conseil chez SERDA-ARCHIMAG (France) : Pierre Fuzeau
  • Records manager et archiviste, EDF (France) : Sandra Holgado
  • Étudiante en Master II "Chef de projet en ingénierie documentaire", Cnam-INTD (France) : Carole Guerry
  • Head information and records manager chez Orange (France) : Arnaud Jules
  • Conseillère en gestion des documents - Docuteam Sàrl (Suisse) : Gilliane Kern
  • Responsable des pratiques d'archivage, Docapost (France) : Antoine Laurent
  • Étudiante en Master II "Chef de projet en ingénierie documentaire" Cnam-INTD (France) : Patricia Lepetit
  • Records Manager, analyste chez Bombardier (Québec) : Johanne Lessard
  • Consultante outils collaboratifs chez AVANADE (France) : Marion Letellier 
  • Archiviste de l'Université Paris Diderot - Paris 7 (France) : Charlotte Maday
  • Doctorante en droit des technologies de l'information, Université de Montréal et d'Aix-Marseille (France) : Sarah Markiewicz
  • Doctorante Université Libre de Bruxelles (Belgique) : Laurence Maroye
  • Consultant indépendant (France) : Philippe Martin
  • Professeure agrégée - École de bibliothéconomie et des sciences de l'information (EBSI) -Université de Montréal (Canada) : Sabine Mas
  • Présidente de la Commission formation, emploi, métiers de l'Association des archivistes français (France) : Chloé Moser
  • Consultante associée, expert en certification ISO 9001 et ISO 30301 (France) : Marie-Françoise Nesme
  • Chef de projet Archivage électronique, Docapost (France) : Emeline Osmond
  • Professeur en gestion documentaire - Université de Moncton (Canada) : Florence Ott
  • Expert éditique (France) : Cécile Ploton
  • Consultant Gdoc Lasercom (France) : Dominique Pluchon
  • Expert en gouvernance documentaire, Gestar (Québec) : Michel Roberge 
  • Document controller, IRSN (France) : Pauline Rubio
  • Avocate au barreau de New York (États-Unis d'Amérique) : Marcella Sampic 
  • Étudiante en Master II "Chef de projet en ingénierie documentaire" Cnam-INTD (France) : Delphine Surcin
  • Avocate au barreau de Caroline du Nord (États-Unis d'Amérique) : Natasha Williams
  • Archiviste principal - Hôpitaux Universitaires de Genève (Suisse) : Jean-Daniel Zeller

Édition

Le Cnam

Diffusion

Plateforme

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Conditions d'utilisation :

  • Du cours : Attribution - Pas d'Utilisation Commerciale - Pas de Modification. Cette licence est la plus restrictive des six licences principales, n'autorisant les autres qu'à télécharger vos œuvres et à les partager tant qu'on vous crédite en citant votre nom, mais on ne peut les modifier de quelque façon que ce soit ni les utiliser à des fins commerciales.
  • Des contenus produits par les participants : Droits réservés. Licence restrictive : la production relève de la propriété intellectuelle de son auteur et ne peut donc pas être réutilisée.

Documents annexes - MOOC Gérer les documents numériques : maîtriser les risques

Lectures recommandées

  • Chave, Isabelle (sous la direction de). Abrégé d'archivistique, AAF, 2012.
  • Darsa, Jean-David, 365 Risques en entreprise : une année de risk management, GERESCO EDITION, 2014.
  • ISO 30300:2011, Information et documentation -- Systèmes de gestion des documents d'activité -- Principes essentiels et vocabulaire.
  • ISO 15489 :2016, Information et documentation - Gestion des documents d'activité : concepts et principes.
  • Ott, Florence (sous la direction de). L'apport de la gestion documentaire à la gouvernance de l'information. Les cahiers du numérique, ED. Lavoisier, Numéro 2, 2015.
1ère publication : 26.07.2016 - Mise à jour : 9.08.2016