Investir les espaces

Le cartable numérique à l'Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines

Un vecteur de réussite étudiante
B.U. UVSQ

Pouvoir accéder aux différents environnements et logiciels informatiques n'importe où que vous soyez sur le campus de l'université ou depuis chez vous ? Optimiser l'utilisation des salles informatiques ? Simplifier et réduire les coûts de la maintenance du matériel informatique ? Tel est l'objectif du "cartable numérique". Mis en place à l'Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines, il constitue un exemple de collaboration réussie entre différents services d'une même université au service du développement du numérique.

Article - 4.07.2016
Auteur(s): Laurine Chateau

Un projet ambitieux

L'U.F.R. des sciences de l'Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines a choisi de donner accès gratuitement à différents environnements et logiciels informatiques aux 3500 étudiants et aux enseignants du campus. Cet accès peut se faire n'importe où sur le campus ou même de chez eux. L'idée sous-jacente était :

  • d'optimiser l'utilisation des salles informatiques
  • de simplifier et réduire le coût de la maintenance du matériel informatique pour en garantir une plus grande disponibilité

Ce projet de "cartable numérique" concerne plusieurs aspects :

  • les salles informatiques
  • les ordinateurs
  • les logiciels

L'U.F.R.des sciences a mis en place 12 salles "cartable numérique". Équipées de 20 à 35 tables fixes et disposent chacune :

  • d'une prise électrique
  • d'une  prise réseau

Tout le campus de l'U.F.R. des Sciences est couvert par le Wi-Fi.

Une centaine d'ordinateurs est disponible pour le prêt à la demi-journée. Ils sont dans une sacoche accompagnés d'un chargeur et d'un câble R.J.45. Tous ces équipements possèdent la même configuration. Les logiciels sont installés dans des machines virtuelles (Windows, Linux, etc.) téléchargeables par les étudiants. Une machine virtuelle, souvent abrégée "V.M." pour "Virtual Machine", permet d'émuler - simuler - la totalité du contenu d'un ordinateur sur un autre.

L'intérêt du cartable numérique est de pouvoir charger cette machine virtuelle sur n'importe quel ordinateur avec la garantie d'avoir toujours le même environnement. Cela permet aux étudiants d'utiliser aussi leur ordinateur personnel pour les séances de T.P. avec ordinateur. Pour faire fonctionner les machines virtuelles, il suffit d'installer le logiciel libre VirtualBox puis d'importer une machine virtuelle téléchargeable sur le site internet du cartable numérique. La sauvegarde des données est par contre à la charge de l'étudiant, sur une clé U.S.B.ou un disque réseau.

Le rôle de la bibliothèque universitaire

La procédure

La bibliothèque universitaire, qui a ouvert ses portes en janvier 2013, propose 350 places assises équipées chacune d'une prise électrique et d'une prise réseau. Elle met à disposition des étudiants et enseignants :

  • 8 salles de travail en groupe (de 4 à 8 places)
  • 1 salle de tutorat
  • 2 salles T.V.
  • 1 salle de formation équipée de 14 postes informatiques

Toute la B.U. est couverte par le WiFi.

Le prêt des cartables numériques est assuré principalement par la B.U. Une trentaine de cartables numériques est disponible pour les prêts avant 8 heures 30. L'emprunt d'un ordinateur se fait comme celui d'un livre. Chaque transaction de prêt est enregistrée par le personnel via le système intégré de gestion de bibliothèque (S.I.G.B.) Aleph de Ex Libris. Chaque ordinateur est identifié comme un exemplaire. La reconnaissance se fait par la lecture du code-barres collé sur l'ordinateur.

La facilité d'utilisation du cartable numériqe et la robustesse technique de cette organisation a vu le nombre de matières et de séances de cours magistraux, T.D. ou T.P. s'envoler. Même si beaucoup d'étudiants utilisent leur ordinateur personnel, le nombre de prêts est en constante augmentation. Il est passé de 5846 en 2013-2014 à 10259 pour 2014-2015. Sur 2015-2016, il y avait déjà 12600 prêts fin décembre 2015.

Victime de son succès

L'organisation actuelle du prêt commence à connaître ses limites. Les opérations de prêts et de retours des ordinateurs sont concentrées sur la tranche horaire de 12 à 14 heures. L'afflux des demandes est tel que cela impose de réfléchir à des solutions alternatives pour soulager le personnel de la B.U. C'est pourquoi, l'U.F.R. des sciences, les enseignants en charge du projet et les bibliothècaires étudient très sérieusement la possibilité d'installer des casiers intelligents pour rendre plus autonomes les étudiants candidats à l'emprunt.

1ère publication : 4.07.2016 - Mise à jour : 30.06.2017